为使办公室工作科学化、规范化、制度化，提高办文、办事、办会的效率和质量，特就校办若干常规性工作制订如下程序：
一、文秘、机要、信访工作
1．学校一般行政公文撰制
校领导或部门负责人拟用学校名义发的行政公文，交部门或指定拟稿人拟议、撰拟后，该部门负责人审阅签字（或与该文相关的部门负责人会签）后，交校办秘书。
校办文字秘书核稿→校办负责人审稿→主管校领导签发，涉及两个以上校领导分管的工作由校领导会签→校办机要秘书编号→校办打印→拟稿部门校对→校办或拟稿部门发送
2．学校重要行政文件的制订
学校领导直接交代校办或部门负责人拟定重要行政文件。
领导交拟→拟稿人拟议、撰拟→拟稿部门负责人审阅→有关部门负责人审阅→主管校领导审阅→酌情印发校领导及院、处（部、所等）广泛征求意见（与教职工生活有关的重要文件交教代会讨论）→校长签发→校办编号→印发
3．收文办理
文件接收（包括各部门直接接收到文件），统一由校办机要室受理。
校办机要秘书登记编号→校办负责人拟办→主管校领导批办→校办机要秘书按批办意见分发→有关部门承办→校办机要秘书催办（必要时提请校办负责人催办）→承办部门办理情况和意见反馈至校办（或主管校领导）→办复、归档
4．清退文件
对各类须清退的行政文件的处理：校办按上级规定发出通知→各部门如数清点核对→及时查找短缺文件（查无下落，则写出报告）→交校办机要室→校办机要秘书验收、汇总清点→填写《文件清退登记表》→以自然年度交学校档案室归档
5．校内各部门书面请示的办理
有关部门呈报（需部门负责人签字），交校办秘书归口登记，校办主任阅批→主管校领导批示→校办转送有关部门承办→校办秘书催办（必要时提请校办负责人催办）→承办部门答复呈报部门或校办→承办部门将处理结果报告主管校领导（或反馈校办→校办报告有关校领导）
各部门请示报告一般不要不经校办而直接报送校领导个人，更不要同时报几个校领导批办，因这样做无法登记、编号，校办也不可能催督办。
6．群众来信的办理
接收群众来信，校办秘书登记→校办负责人批办（涉及重大问题的来信由校办负责人拟办，呈主管校领导批办）→校办秘书转送→定期催办→承办单位或部门向校办报告处理结果→校办秘书酌情向信访者答复→信访信息利用→校办秘书月末汇总向校办负责人报告信访处理情况→校办负责人每季度向主管校领导报告信访处理情况
7．群众来访的接待
群众来访，校办秘书专人接待，听情况，作记录（必要时校办负责人接待）→向主管校领导汇报或整理记录送校领导阅批（必要时约定领导与来访者面谈）→按校领导阅批意见办理或转有关职能部门负责人阅处→有关职能部门酌情给来访者答复（或将处理意见反馈校办，由校办酌情给来访者以答复。）
8．学校印章的使用
校印用印部门申办（须部门负责人签字）→校办掌印人初审→承办人登记→主管校领导审批（一般事项根据校长授权由校办负责人审批）→校办掌印人用印
9．校内各部门印章刻制
学校行文确认机构设置→部门书面申报（须确定保管人员及部门用印审批制度）→校办负责人审批→校办开具介绍信（证明）→专人送达刻制→校办留印鉴及领用日期→交印章部门使用
10．学校介绍信的办理
（1）通用介绍信的办理：因公对外联系工作、使用人需在学校填写介绍信时，部门负责人签字→校办掌印人加盖学校印章→交使用人使用
（2）因私办理证明。如教职工因私需学校证明其身份，须本人申请，并由所在部门负责人审核签字→校办负责人审核（必要时送主管部门审核或送校主管领导审批）→开具证明
严禁使用学校介绍信办理私事。
11．毕业证、肄业证、学位证、进修证的办理
主管部门填写用章审批单并附名册，主管校领导批准（学位证经校学位委员会主任批准），主管部门专人办理→校办掌印人登记核对→校办加盖校印、校长印、钢印
12．补发学生证、工作证的办理
本人提出申请，所在部门负责人审核签字用章（盖章）→主管部门（学生证为教务处或成教处；工作证为人事处）审核、补证并填写用章审批单→校办掌印人登记、初审→校办负责人审核签字→校办掌印人用印
二、接待及外事工作
1．一般来宾接待
宾客来校办理，验看介绍信或其他身份证明→询问来意、确定接待部门→（接下）
（1）介绍来宾前去接待部门→通知接待部门予以接待
（2）以校办为主接待的来宾→落实有关接待事项（如食宿及详细日程表）
2．贵宾接待
上级领导来校、厅级单位领导、境外大学校长、国际知名学者、知名人士来访，作为贵宾接待。
贵宾预约来访→了解贵宾基本情况（单位、人数、姓名、身份、抵达日期、机或车班次、来访要求、联系人及电话等）→确定主要接待部门
拟定接待日程，落实接待事宜（确定住所、接待车辆、人员安排贵宾生活）→按大体对等的礼仪原则、安排校领导会见贵宾→落实有关事宜（如汇报、座谈、参观、游览、照相、录相等）→回程安排（如订购返程票、安排车辆及送行人员等）→简报
三、其他事项
1．统计报表的填报
接受统计任务制订实施计划→校办负责人审查计划（必要时报主管校领导审批）→组织实施→会办部门负责人审阅→校办负责人审核→主管校领导审定→上报
2．查阅学籍档案的程序
持系部或教务处证明（在校学生）、单位或居委会证明及毕业证原件（离校学生）→到档案室查阅学籍档案→复印并加盖公章→按规定交纳有关费用→填写《档案借阅登记簿》→索取学籍档案复印件或翻译件
3．重要公务电话处理
接听重要公务电话→作记录（时间、对方姓名、单位、电话号码、内容）→校办负责人阅批（必要时直接送校领导阅批）→按批示办理有关事项→办复、电话记录单存查（必要时归档）
电传电话处理程序
接到电传电话,应记录来话时间、来话单位、来话人姓名；
对电传电话内容应逐字逐句记录,记录完毕后复诵一遍,与来话单位逐字核对,确保准确,并按要求立即用电话传给下一个单位;
填写电传电话记录,并报有关领导;
根据领导批示,落实电话的各项内容,并填写处理结果;
重要的电传电话记录,要存档。
