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    学校办公室若干常规性工作程序

    发布时间:2014-12-11作者:来源: 点击:

       

      为使办公室工作科学化、规范化、制度化,提高办文、办事、办会的效率和质量,特就校办若干常规性工作制订如下程序:
       一、文秘、机要、信访工作
      1.学校一般行政公文撰制
      校领导或部门负责人拟用学校名义发的行政公文,交部门或指定拟稿人拟议、撰拟后,该部门负责人审阅签字(或与该文相关的部门负责人会签)后,交校办秘书。
      校办文字秘书核稿→校办负责人审稿→主管校领导签发,涉及两个以上校领导分管的工作由校领导会签→校办机要秘书编号→校办打印→拟稿部门校对→校办或拟稿部门发送
      2.学校重要行政文件的制订
      学校领导直接交代校办或部门负责人拟定重要行政文件。
      领导交拟→拟稿人拟议、撰拟→拟稿部门负责人审阅→有关部门负责人审阅→主管校领导审阅→酌情印发校领导及院、处(部、所等)广泛征求意见(与教职工生活有关的重要文件交教代会讨论)→校长签发→校办编号→印发
      3.收文办理
      文件接收(包括各部门直接接收到文件),统一由校办机要室受理。
      校办机要秘书登记编号→校办负责人拟办→主管校领导批办→校办机要秘书按批办意见分发→有关部门承办→校办机要秘书催办(必要时提请校办负责人催办)→承办部门办理情况和意见反馈至校办(或主管校领导)→办复、归档
      4.清退文件
      对各类须清退的行政文件的处理:校办按上级规定发出通知→各部门如数清点核对→及时查找短缺文件(查无下落,则写出报告)→交校办机要室→校办机要秘书验收、汇总清点→填写《文件清退登记表》→以自然年度交学校档案室归档
      5.校内各部门书面请示的办理
      有关部门呈报(需部门负责人签字),交校办秘书归口登记,校办主任阅批→主管校领导批示→校办转送有关部门承办→校办秘书催办(必要时提请校办负责人催办)→承办部门答复呈报部门或校办→承办部门将处理结果报告主管校领导(或反馈校办→校办报告有关校领导)
      各部门请示报告一般不要不经校办而直接报送校领导个人,更不要同时报几个校领导批办,因这样做无法登记、编号,校办也不可能催督办。
      6.群众来信的办理
      接收群众来信,校办秘书登记→校办负责人批办(涉及重大问题的来信由校办负责人拟办,呈主管校领导批办)→校办秘书转送→定期催办→承办单位或部门向校办报告处理结果→校办秘书酌情向信访者答复→信访信息利用→校办秘书月末汇总向校办负责人报告信访处理情况→校办负责人每季度向主管校领导报告信访处理情况
      7.群众来访的接待
      群众来访,校办秘书专人接待,听情况,作记录(必要时校办负责人接待)→向主管校领导汇报或整理记录送校领导阅批(必要时约定领导与来访者面谈)→按校领导阅批意见办理或转有关职能部门负责人阅处→有关职能部门酌情给来访者答复(或将处理意见反馈校办,由校办酌情给来访者以答复。)
      8.学校印章的使用
      校印用印部门申办(须部门负责人签字)→校办掌印人初审→承办人登记→主管校领导审批(一般事项根据校长授权由校办负责人审批)→校办掌印人用印
      9.校内各部门印章刻制
      学校行文确认机构设置→部门书面申报(须确定保管人员及部门用印审批制度)→校办负责人审批→校办开具介绍信(证明)→专人送达刻制→校办留印鉴及领用日期→交印章部门使用
      10.学校介绍信的办理
      (1)通用介绍信的办理:因公对外联系工作、使用人需在学校填写介绍信时,部门负责人签字→校办掌印人加盖学校印章→交使用人使用
      (2)因私办理证明。如教职工因私需学校证明其身份,须本人申请,并由所在部门负责人审核签字→校办负责人审核(必要时送主管部门审核或送校主管领导审批)→开具证明
      严禁使用学校介绍信办理私事。
      11.毕业证、肄业证、学位证、进修证的办理
      主管部门填写用章审批单并附名册,主管校领导批准(学位证经校学位委员会主任批准),主管部门专人办理→校办掌印人登记核对→校办加盖校印、校长印、钢印
      12.补发学生证、工作证的办理
      本人提出申请,所在部门负责人审核签字用章(盖章)→主管部门(学生证为教务处或成教处;工作证为人事处)审核、补证并填写用章审批单→校办掌印人登记、初审→校办负责人审核签字→校办掌印人用印
      二、接待及外事工作
      1.一般来宾接待
      宾客来校办理,验看介绍信或其他身份证明→询问来意、确定接待部门→(接下)
      (1)介绍来宾前去接待部门→通知接待部门予以接待
      (2)以校办为主接待的来宾→落实有关接待事项(如食宿及详细日程表)
      2.贵宾接待
      上级领导来校、厅级单位领导、境外大学校长、国际知名学者、知名人士来访,作为贵宾接待。
      贵宾预约来访→了解贵宾基本情况(单位、人数、姓名、身份、抵达日期、机或车班次、来访要求、联系人及电话等)→确定主要接待部门
      拟定接待日程,落实接待事宜(确定住所、接待车辆、人员安排贵宾生活)→按大体对等的礼仪原则、安排校领导会见贵宾→落实有关事宜(如汇报、座谈、参观、游览、照相、录相等)→回程安排(如订购返程票、安排车辆及送行人员等)→简报
      三、其他事项
      1.统计报表的填报
      接受统计任务制订实施计划→校办负责人审查计划(必要时报主管校领导审批)→组织实施→会办部门负责人审阅→校办负责人审核→主管校领导审定→上报
      2.查阅学籍档案的程序
      持系部或教务处证明(在校学生)、单位或居委会证明及毕业证原件(离校学生)→到档案室查阅学籍档案→复印并加盖公章→按规定交纳有关费用→填写《档案借阅登记簿》→索取学籍档案复印件或翻译件
      3.重要公务电话处理
      接听重要公务电话→作记录(时间、对方姓名、单位、电话号码、内容)→校办负责人阅批(必要时直接送校领导阅批)→按批示办理有关事项→办复、电话记录单存查(必要时归档)
       
       
      电传电话处理程序
      接到电传电话,应记录来话时间、来话单位、来话人姓名;
      对电传电话内容应逐字逐句记录,记录完毕后复诵一遍,与来话单位逐字核对,确保准确,并按要求立即用电话传给下一个单位;
      填写电传电话记录,并报有关领导;
      根据领导批示,落实电话的各项内容,并填写处理结果;

      重要的电传电话记录,要存档。

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